Rechnungen schreiben
Abschlagsrechnung: Muster und Schlussrechnung.
Bei größeren Projekten willst du nicht monatelang vorfinanzieren. Mit Abschlagsrechnungen bekommst du einen Teil des Geldes vorab oder nach Fortschritt. Wichtig ist, dass am Ende die Schlussrechnung die Abschläge richtig abzieht, sonst zahlt jemand die Umsatzsteuer doppelt.
Abschlag, Anzahlung oder Teilrechnung?
- Anzahlungsrechnung: Geld vor Beginn der Arbeit, zum Beispiel 30 % bei Auftragserteilung.
- Abschlagsrechnung: Geld nach Fortschritt, zum Beispiel nach Abschluss des Konzepts. Steuerlich wird sie wie eine Anzahlung behandelt, denn die gesamte Leistung ist noch nicht fertig.
- Teilrechnung: rechnet einen abgeschlossenen, abgrenzbaren Teil endgültig ab, etwa die erste von drei Schulungen. Sie wird später nicht noch einmal verrechnet.
Im Alltag werden Anzahlung und Abschlag oft gleich verwendet. Entscheidend ist: Abschläge und Anzahlungen tauchen in der Schlussrechnung wieder auf, Teilrechnungen nicht.
Was steuerlich gilt
Eine Abschlagsrechnung braucht alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung, also auch eine eigene Rechnungsnummer. Statt des Leistungsdatums gibst du an, wann das Geld eingeht, sofern dieses Datum feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. Üblich ist zusätzlich ein Satz wie „Abschlagsrechnung 1 für das Projekt …“, damit klar ist, dass die Leistung noch nicht fertig ist.
Die Umsatzsteuer auf einen Abschlag entsteht mit Ablauf des Monats oder Quartals, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Du führst sie in dieser Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Dein Kunde darf die Vorsteuer erst abziehen, wenn er gezahlt hat.
Als Kleinunternehmer schreibst du Abschlagsrechnungen genauso, nur ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf § 19 UStG.
Muster für Abschlag und Schlussrechnung
Beispiel: Eine Webdesignerin baut für 10.000 Euro netto eine neue Website. Vereinbart sind 30 % bei Auftrag und der Rest nach Fertigstellung. Kopf und Bankverbindung sehen aus wie bei jeder Rechnung, hier steht nur der Mittelteil.
Rechnung Nr. 2026-052 Rechnungsdatum: 02.11.2026 Abschlagsrechnung 1 für das Projekt „Relaunch Website“ laut Angebot 2026-A17 vom 20.10.2026. Die Leistung wird voraussichtlich bis 31.01.2027 erbracht. 30 % Abschlag auf 10.000,00 € netto 3.000,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 570,00 € Abschlagsbetrag 3.570,00 € Zahlbar bis 16.11.2026 auf IBAN [IBAN].
Rechnung Nr. 2027-006 Rechnungsdatum: 05.02.2027 Leistungszeitraum: 02.11.2026 bis 31.01.2027 Schlussrechnung für das Projekt „Relaunch Website“ Gesamtleistung netto 10.000,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 1.900,00 € Gesamtbetrag 11.900,00 € abzüglich Abschlagsrechnung 2026-052, bezahlt am 12.11.2026: netto −3.000,00 € Umsatzsteuer −570,00 € Noch zu zahlen: netto 7.000,00 € + 1.330,00 € Umsatzsteuer = 8.330,00 € Zahlbar bis 19.02.2027 auf IBAN [IBAN].
Die Schlussrechnung
Die Schlussrechnung rechnet die gesamte Leistung ab, also den vollen Preis mit voller Umsatzsteuer. Davon ziehst du jeden Abschlag ab, und zwar getrennt nach Nettobetrag und Steuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Übrig bleibt der Betrag, den der Kunde noch zahlen muss.
Vergisst du den Abzug der Steuer, steht sie doppelt auf deinen Rechnungen. Den zu viel ausgewiesenen Betrag schuldest du dann dem Finanzamt (§ 14c UStG), bis du die Rechnung berichtigst.
Rechnungsprogramme mit Abschlagsfunktion übernehmen bezahlte Abschläge samt Steuer automatisch in die Schlussrechnung. In Lexware Office gibt es Abschlags- und Schlussrechnungen im Tarif XL. sevdesk hat die Abschlagsrechnung als eigene Rechnungsart, die Schlussrechnung entsteht dort, wenn alle Abschläge bezahlt sind.
Wann sich Abschläge lohnen
- bei Projekten ab einigen tausend Euro oder mit langer Laufzeit,
- bei neuen Kunden, deren Zahlungsmoral du noch nicht kennst,
- wenn du für den Auftrag selbst in Vorleistung gehst, etwa für Material oder Lizenzen.
Vereinbare die Abschläge vorher im Angebot oder Vertrag, mit Höhe und Zeitpunkt. Ohne Vereinbarung kannst du bei Werkverträgen zwar Abschläge für bereits erbrachte Leistungen verlangen (§ 632a BGB), das führt aber leicht zu Streit über deren Wert.
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Abschläge vorher im Angebot vereinbart
- Jede Abschlagsrechnung mit eigener Nummer
- Als Abschlagsrechnung gekennzeichnet
- Umsatzsteuer im Monat des Zahlungseingangs angemeldet
- Schlussrechnung über die ganze Leistung
- Alle Abschläge mit Netto und Steuer abgezogen
Typische Fehler
Das geht oft schief
- In der Schlussrechnung wird nur der Bruttobetrag des Abschlags abgezogen, die Steuer steht doppelt drauf.
- Die Schlussrechnung rechnet nur den Rest ab statt der ganzen Leistung.
- Die Umsatzsteuer auf den Abschlag wird erst mit der Schlussrechnung angemeldet.
- Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen werden verwechselt.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Bei Abschlägen lohnt sich ein Programm besonders, weil die Verrechnung in der Schlussrechnung fehleranfällig ist. Prüfe im kostenlosen Testzeitraum, ob dein Tarif Abschlags- und Schlussrechnungen enthält. Bei Lexware Office ist das der Tarif XL.
Im Test sind alle Funktionen der größten Version XL freigeschaltet. Der Test endet automatisch und wird nicht von selbst zum Abo.
Lexware Office startet immer wieder Neukundenaktionen. Ob gerade eine läuft, siehst du vor dem Bezahlen im Warenkorb. Plane trotzdem mit dem regulären Preis, denn der gilt danach.
Danach kannst du in den dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat wechseln oder einen bezahlten Tarif wählen.
Neukunden bekommen bei sevdesk oft einen Rabatt, der bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit länger gilt. Ob gerade eine Neukundenaktion läuft, zeigt sevdesk im Warenkorb vor dem Bezahlen. Alle Sparwege: sevdesk Gutschein
Der Free-Tarif kostet nichts und läuft ohne Enddatum. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Angebote und XRechnung gibt es erst ab Tarif S.
Bei jährlicher Zahlung ist der Monatspreis niedriger als bei monatlicher Zahlung. Mit dem kostenlosen Tarif Free kannst du ohne Zahlung starten.
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Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Braucht eine Abschlagsrechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Ja. Jede Abschlagsrechnung ist eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben und einer eigenen, einmaligen Nummer.
Wann muss ich die Umsatzsteuer auf einen Abschlag zahlen?
In der Voranmeldung für den Monat oder das Quartal, in dem das Geld eingegangen ist. Nicht schon beim Schreiben der Rechnung und nicht erst mit der Schlussrechnung.
Dürfen Kleinunternehmer Abschlagsrechnungen schreiben?
Ja, genauso wie andere Selbstständige, nur ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
Was passiert, wenn das Projekt abgebrochen wird?
Dann rechnest du die tatsächlich erbrachte Leistung ab und verrechnest die Abschläge. Hat der Kunde zu viel gezahlt, erstattest du den Rest, und die Umsatzsteuer wird entsprechend berichtigt (§ 17 UStG). Bei Streit über den Wert der Leistung hilft eine anwaltliche Beratung.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland, Stand 12.10.2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
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