Software für Selbstständige 2026
Software für Selbstständige: was du wirklich brauchst.
Für den Start brauchst du weniger Programme, als viele Listen vermuten. Hier steht, welche Software ab dem ersten Tag nötig ist, was später dazukommt und wie viel du realistisch ausgibst.
Ab dem ersten Tag
Die Grundausstattung: drei Dinge.
Diese drei Punkte betreffen jede Selbstständigkeit, egal ob Freiberuf, Gewerbe oder Nebenerwerb.
Das Programm, auf das es ankommt
Rechnungen brauchen Pflichtangaben, Belege müssen geordnet aufbewahrt werden, und seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm erledigt das in einem Ablauf.
Privat und geschäftlich trennen
Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer und Freiberufler keine Pflicht. Ein zweites Konto nur für das Geschäft macht Buchhaltung und Steuererklärung aber deutlich einfacher. Manche Banken schließen die geschäftliche Nutzung von Privatkonten in ihren Bedingungen aus.
Belege sicher aufbewahren
Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Speichere Belege im Buchhaltungsprogramm oder in einer Ablage mit regelmäßiger Sicherung.
Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme
Drei Programme für die wichtigste Aufgabe.
Alle drei laufen im Browser, erstellen in den bezahlten Tarifen E-Rechnungen und lassen sich vorab kostenlos ausprobieren. Den ausführlichen Vergleich findest du im Buchhaltungssoftware-Vergleich.
Lexware Office
Klare Oberfläche für Rechnungen, Belege und Bankkonto. M für Rechnungen mit Mahnwesen, L zusätzlich mit EÜR und Umsatzsteuer. Alle Tarife monatlich kündbar.
ab 12,90 € netto/Monat regulär (M) · L mit Buchhaltung 21,90 €sevdesk
Kostenloser Tarif mit drei Rechnungen pro Monat, Rechnung für Angebote und Mahnungen, Buchhaltung mit KI-Belegerfassung und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
0 bis 25,90 € netto/Monat regulär bei monatlicher ZahlungPapierkram
Schon Tarif S enthält Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Projekte, Zeiterfassung, EÜR und Umsatzsteuer. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos, aber ohne Angebote und EÜR.
15,90 € netto/Monat regulär (S) · 12,90 € bei jährlicher ZahlungWas du ausgibst
Welches Programm zu deiner Situation passt.
Monatspreise netto bei regulärer Zahlung, ohne befristete Aktionen.
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| Deine Situation | Das brauchst du | Kosten im Monat | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Nebenberuflich, wenige Rechnungen | Gratis-Tarif | 0 € | sevdesk Kostenlos (3 Rechnungen/Monat) oder Papierkram Free |
| Die Steuerkanzlei macht die Buchhaltung | Rechnungsprogramm | rund 12,90 € | sevdesk Rechnung oder Lexware Office M |
| EÜR und Umsatzsteuer selbst | Buchhaltungsprogramm | 15,90 bis 25,90 € | Papierkram S, Lexware Office L oder sevdesk Buchhaltung |
| Abrechnung nach Stunden | Buchhaltung mit Zeiterfassung | 15,90 € | Papierkram S |
Preise geprüft am 12.10.2026 auf den Preisseiten der Anbieter. Software für dein Geschäft ist eine Betriebsausgabe.
Später, nicht sofort
Diese Software kann warten.
Jedes zusätzliche Programm kostet Geld und Einarbeitung. Hol es dir erst, wenn der Anlass da ist.
Erst nötig, wenn du Aufwand abrechnest. Papierkram hat eine Zeiterfassung schon im Tarif S, dann brauchst du kein zweites Programm.
Lohnt sich, wenn du viele kurze Termine abstimmst, etwa für Beratung oder Coaching. Vorher reicht ein Kalender.
Ein Kundenverwaltungs-Programm hilft, wenn Anfragen, Angebote und Nachfassen unübersichtlich werden. Kontakte und Angebote liegen anfangs schon im Rechnungsprogramm.
Sinnvoll ab mehreren gleichzeitigen Projekten oder wenn du mit anderen zusammenarbeitest. Für dich allein reicht oft eine Aufgabenliste.
Erst dann, wenn du regelmäßig etwas zu sagen hast und eine Website mit Anmeldung hast. Rechtlich brauchst du eine Einwilligung mit Bestätigung.
Für Briefe und Tabellen reicht am Anfang ein kostenloses Office-Paket wie LibreOffice. Rechnungen schreibst du besser nicht in Word oder Excel, sondern im Rechnungsprogramm.
In fünf Schritten
So richtest du deine Software in einem Nachmittag ein.
- Eröffne ein zweites Konto nur für geschäftliche Zahlungen.
- Teste ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm und verbinde es mit diesem Konto.
- Lege dein Logo, deine Steuernummer und deine Bankverbindung an und schreibe eine Probe-Rechnung mit allen Pflichtangaben.
- Fotografiere die ersten Belege mit der App des Programms, statt Papier zu sammeln.
- Prüfe nach drei Monaten, ob dir etwas fehlt, zum Beispiel Zeiterfassung oder Mahnungen, und erweitere erst dann.
Bist du Kleinunternehmer, brauchst du auf Rechnungen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wie das aussieht, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Häufige Fragen
Software für Selbstständige: kurz beantwortet.
Welche Software brauche ich als Selbstständiger?
Am Anfang vor allem ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, dazu ein getrenntes Konto und eine sichere Ablage für Belege. Zeiterfassung, CRM, Terminbuchung oder Newsletter kommen erst dazu, wenn dein Alltag sie wirklich verlangt.
Was kostet Software für Selbstständige im Monat?
Für die Grundausstattung zwischen 0 und rund 26 € netto im Monat. Gratis-Tarife reichen für wenige Rechnungen. Ein Rechnungsprogramm kostet regulär rund 12,90 €, eine Buchhaltungssoftware mit EÜR und Umsatzsteuer 15,90 bis 25,90 € netto.
Reichen Word und Excel für Rechnungen?
Rechtlich ist das möglich, aber fehleranfällig: Rechnungsnummern, Pflichtangaben und Aufbewahrung musst du selbst sicherstellen. Rechnungen an andere Unternehmen müssen außerdem nach Übergangsfristen bis spätestens Ende 2027 als E-Rechnung verschickt werden, Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Eine E-Rechnung erstellst du nicht mit Word. Ein Rechnungsprogramm übernimmt das.
Brauche ich als Freiberufler ein Geschäftskonto?
Gesetzlich nicht. Ein separates Konto nur für geschäftliche Zahlungen ist trotzdem sinnvoll, weil Buchhaltung und Steuererklärung übersichtlicher werden. Manche Banken untersagen die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos.
Welche Software für Selbstständige ist kostenlos?
sevdesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat, Papierkram einen Free-Tarif ohne Angebote und EÜR. Für Texte und Tabellen gibt es kostenlose Office-Pakete wie LibreOffice. Für eine vollständige Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer brauchst du einen bezahlten Tarif.
Kann ich die Kosten für Software von der Steuer absetzen?
Ja. Software, die du für dein Geschäft nutzt, ist eine Betriebsausgabe und mindert deinen Gewinn. Bist du umsatzsteuerpflichtig, bekommst du zusätzlich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurück.
Grundlage: Preise und Funktionen stammen von den offiziellen Anbieterseiten und wurden am 12.10.2026 geprüft. Die Einordnung ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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