Rechnungen schreiben
Rechnung schreiben: In 7 Schritten zur fertigen Rechnung.
Die erste eigene Rechnung fühlt sich oft komplizierter an, als sie ist. Wenn du die Schritte einmal kennst, brauchst du für jede weitere nur noch ein paar Minuten. Hier bekommst du die Reihenfolge, zwei Vorlagen zum Kopieren und ein fertiges Muster.
Rechnung schreiben in 7 Schritten
- Deine Angaben oben: vollständiger Name (bei Einzelunternehmen Vor- und Nachname), Anschrift und deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Der Kunde: Name beziehungsweise Firma und Anschrift. Bei Firmen die korrekte Firmierung, etwa „Muster GmbH“.
- Rechnungsnummer und Datum: Jede Nummer darfst du nur einmal vergeben. Wie du ein einfaches System aufbaust, steht im Ratgeber Rechnungsnummer.
- Die Leistung: konkret beschrieben, mit Menge oder Stunden, und dem Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Stimmt es mit dem Rechnungsdatum überein, genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
- Die Beträge: Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Als Kleinunternehmer stattdessen nur den Betrag und den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Zahlungsziel und Bankverbindung: am besten ein festes Datum („zahlbar bis 13.11.2026“). Dann ist dein Kunde nach diesem Tag automatisch in Verzug, ohne dass du mahnen musst.
- Verschicken und ablegen: als PDF per E-Mail oder als E-Rechnung, dazu eine Kopie in deine Unterlagen. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf.
Alle Pflichtangaben mit Erklärung und Sonderfällen findest du im Ratgeber Pflichtangaben auf Rechnungen. Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schreibst du meist eine Reverse-Charge-Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Ein Rechnungsprogramm übernimmt die Schritte 1 bis 6: Deine Daten und die deiner Kunden sind gespeichert, die Nummer zählt automatisch hoch, Steuer und Summen stimmen. Für wenige Rechnungen reicht oft ein kostenloser Tarif: sevdesk Kostenlos erlaubt drei Rechnungen pro Monat, Papierkram Free hat keine feste Rechnungsgrenze.
Zwei Vorlagen zum Kopieren
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Vorlage 1 ist für die meisten Selbstständigen mit Umsatzsteuer, Vorlage 2 für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Kopiere den Text in dein Schreibprogramm oder Rechnungsprogramm und speichere die fertige Rechnung als PDF. Vorlagen als Word- und Excel-Datei und für Sonderfälle wie Reverse Charge findest du unter Rechnungsvorlage kostenlos.
[Dein Name / Firma] [Straße Nr.] · [PLZ Ort] Steuernummer oder USt-IdNr.: [Nummer] An: [Kunde / Firma] [Straße Nr.] · [PLZ Ort] Rechnung Nr. [z. B. 2026-001] Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ] Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum] Pos. 1 [Leistung, konkret beschrieben] [Menge] × [Preis] = [Betrag] € Pos. 2 [Leistung] [Betrag] € Nettobetrag [Summe netto] € zzgl. 19 % Umsatzsteuer [Steuer] € Rechnungsbetrag [Summe brutto] € Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum] auf: [Kontoinhaber] · IBAN [IBAN] · BIC [BIC] Vielen Dank für den Auftrag!
[Dein Name / Firma] [Straße Nr.] · [PLZ Ort] Steuernummer: [Nummer] An: [Kunde / Firma] [Straße Nr.] · [PLZ Ort] Rechnung Nr. [z. B. 2026-001] Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ] Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum] Pos. 1 [Leistung, konkret beschrieben] [Betrag] € Rechnungsbetrag [Summe] € Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum] auf: [Kontoinhaber] · IBAN [IBAN] Vielen Dank für den Auftrag!
Muster: So sieht eine fertige Rechnung aus
Ein Fotograf aus Leipzig stellt einem Hotel ein Fotoshooting in Rechnung. So sieht das mit allen Angaben aus:
Tom Beispiel · Fotografie Karl-Liebknecht-Straße 20 · 04107 Leipzig USt-IdNr.: DE123456789 An: Hotel Am Markt GmbH · Markt 4 · 04109 Leipzig Rechnung Nr. 2026-087 Rechnungsdatum: 30.10.2026 Leistungsdatum: 22.10.2026 Pos. 1 Fotoshooting Zimmer und Restaurant, 1 Tag (Pauschale) 1.200,00 € Pos. 2 Bildbearbeitung, 40 Bilder à 8,00 € 320,00 € Nettobetrag 1.520,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 288,80 € Rechnungsbetrag 1.808,80 € Zahlbar ohne Abzug bis 13.11.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Rechnung schreiben ohne Gewerbe?
Freiberufler wie Designerinnen, Texter, Beraterinnen oder Lehrkräfte brauchen keinen Gewerbeschein. Sie melden ihre Tätigkeit beim Finanzamt an, bekommen eine Steuernummer und schreiben Rechnungen genau wie Gewerbetreibende.
Wer regelmäßig und mit Gewinnabsicht Leistungen verkauft, ist steuerlich Unternehmer, auch nebenbei. Dann brauchst du je nach Tätigkeit ein Gewerbe oder eine Anmeldung als Freiberufler, bevor du Rechnungen schreibst.
Privatpersonen, die einmal etwas Gebrauchtes verkaufen, schreiben keine Rechnung. Wenn der Käufer einen Beleg möchte, reicht eine einfache Quittung.
PDF, Word oder E-Rechnung?
Eine Rechnung aus Word oder Excel ist erlaubt. Das Risiko liegt im Alltag: Nummern werden doppelt vergeben, eine Formel rechnet falsch oder eine alte Vorlage enthält noch den falschen Steuersatz. Verschicke die Rechnung immer als PDF und nicht als bearbeitbare Datei.
Bei Geschäftskunden kommt die E-Rechnung. Bis Ende 2026 darfst du ihnen noch PDF-Rechnungen schicken, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Ein PDF ist keine E-Rechnung, dafür braucht es ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen von Kleinunternehmern sind davon nicht betroffen.
Fehler gemacht? Berichtigen oder stornieren
Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, schickst du eine Berichtigung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, zum Beispiel „Berichtigung zur Rechnung 2026-041 vom 14.10.2026“, und die richtige Angabe enthält.
Ist die ganze Rechnung falsch, etwa falscher Kunde oder falscher Betrag, stornierst du sie: Du schreibst eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf die alte Rechnung verweist und die Beträge mit Minuszeichen enthält. Danach stellst du eine neue, richtige Rechnung aus. Löschen oder überschreiben solltest du eine verschickte Rechnung nie. Ein Muster und alle Schritte stehen im Ratgeber Rechnung stornieren.
Teuer wird zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer: Diesen Betrag schuldest du dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigt hast (§ 14c UStG).
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr. steht drauf
- Rechnungsnummer noch nie vergeben
- Leistung konkret, mit Leistungsdatum
- Steuersatz richtig oder Hinweis nach § 19 UStG
- Zahlungsziel als festes Datum
- Als PDF verschickt, Kopie abgelegt
Typische Fehler
Das geht oft schief
- Die Rechnungsnummer aus der alten Vorlage wird noch einmal verwendet.
- Das Leistungsdatum fehlt, weil es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Als Kleinunternehmer steht „inkl. 19 % MwSt.“ auf der Rechnung.
- Eine falsche Rechnung wird einfach gelöscht statt storniert.
- Die Rechnung geht als Word-Datei raus und kann verändert werden.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Ein Rechnungsprogramm füllt die Pflichtangaben aus deinen Stammdaten, vergibt die Nummern automatisch und rechnet die Steuer richtig. Es erstellt auch E-Rechnungen: sevdesk schon im kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat, Lexware Office ab Tarif M, Papierkram ab Tarif S.
Danach kannst du in den dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat wechseln oder einen bezahlten Tarif wählen.
Neukunden bekommen bei sevdesk oft einen Rabatt, der bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit länger gilt. Ob gerade eine Neukundenaktion läuft, zeigt sevdesk im Warenkorb vor dem Bezahlen. Alle Sparwege: sevdesk Gutschein
Im Test sind alle Funktionen der größten Version XL freigeschaltet. Der Test endet automatisch und wird nicht von selbst zum Abo.
Lexware Office startet immer wieder Neukundenaktionen. Ob gerade eine läuft, siehst du vor dem Bezahlen im Warenkorb. Plane trotzdem mit dem regulären Preis, denn der gilt danach.
Der Free-Tarif kostet nichts und läuft ohne Enddatum. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Angebote und XRechnung gibt es erst ab Tarif S.
Bei jährlicher Zahlung ist der Monatspreis niedriger als bei monatlicher Zahlung. Mit dem kostenlosen Tarif Free kannst du ohne Zahlung starten.
Alle Programme mit Preisen und Tarifgrenzen: Rechnungsprogramme im Vergleich · Buchhaltungssoftware im Vergleich
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Darf ich eine Rechnung in Word schreiben?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Programm vor. Achte darauf, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt, und verschicke die Rechnung als PDF. Für Geschäftskunden brauchst du ab 2027 beziehungsweise 2028 eine E-Rechnung, die Word allein nicht erstellt.
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Unterschrift und Stempel sind keine Pflicht. Eine Rechnung per E-Mail ist ohne Unterschrift gültig.
Wie schnell muss ich eine Rechnung schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. In deinem eigenen Interesse besser sofort, denn bezahlt wird erst, wenn die Rechnung da ist.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Seit 2025 nennt § 34a UStDV die Rechnungsnummer für Kleinunternehmer nicht mehr als Pflichtangabe. Sinnvoll ist sie trotzdem: Du findest Rechnungen schneller und kannst sauber mahnen.
Was schreibe ich, wenn der Kunde im EU-Ausland sitzt?
Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern schuldet meist der Kunde die Umsatzsteuer. Dann gehören beide USt-IdNr. auf die Rechnung, keine deutsche Umsatzsteuer und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland, Stand 12.10.2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
Mit einem Sternchen markierte Verweise sind Affiliate-Links. Bei einem Abschluss können wir eine Vergütung erhalten; für dich bleibt der Preis gleich. Die Inhalte dieses Ratgebers hängen davon nicht ab.