Mahnwesen auslagern 2026
Mahnwesen auslagern oder selbst machen: Was sich für Selbstständige lohnt.
Die meisten offenen Rechnungen erledigen sich mit einer freundlichen Erinnerung. Schwierig wird es bei den wenigen Kunden, die trotz Mahnung nicht zahlen. Hier steht, was du selbst erledigen kannst, wann ein Inkassodienst sinnvoll ist und was Factoring anders macht.
Kurz beantwortet
Auslagern oder selbst mahnen?
Ein Rechnungsprogramm mit Mahnfunktion reicht, wenn deine Kunden meist nur vergessen zu zahlen: Es zeigt überfällige Rechnungen, erstellt Zahlungserinnerung und Mahnung in wenigen Klicks und kostet nur den Tarif, den du für Rechnungen ohnehin brauchst.
Auslagern lohnt sich, wenn ein Kunde nach der letzten Frist nicht zahlt (Inkasso oder Mahnbescheid), wenn du laufend große Beträge an Firmen offen hast und vorfinanzieren willst (Factoring) oder wenn du die ganze Forderungsverwaltung abgeben möchtest (Debitorenmanagement).
Wie die erste Erinnerung aussieht, zeigt die Vorlage Zahlungserinnerung. Damit der Verzug klar beginnt, nennst du schon auf der Rechnung ein festes Zahlungsziel.
Vier Wege
Von der Erinnerung bis zum Mahnbescheid.
Die Wege schließen sich nicht aus. Üblich ist: erst selbst, dann bei Bedarf jemand anderes.
Mit Rechnungsprogramm
Das Programm zeigt, welche Rechnung überfällig ist, und erstellt Erinnerung und Mahnung mit wenigen Klicks. Kosten: nur der Tarif, den du ohnehin hast.
Dienstleister treibt ein
Ein Inkassodienst schreibt deinen Kunden an und verhandelt Ratenzahlungen. Die Kosten kann er bei Verzug vom Schuldner verlangen, höchstens so viel wie ein Anwalt.
Rechnung verkaufen
Ein Factoring-Anbieter kauft die Rechnung und zahlt dir sofort den Großteil aus, gegen Gebühr. Lohnt sich bei großen Beträgen an Firmenkunden, weniger bei kleinen Rechnungen.
Mahnbescheid beantragen
Den gerichtlichen Mahnbescheid kannst du online selbst beantragen. Er hält im Gegensatz zur Mahnung die Verjährung auf.
Im Vergleich
Selbst machen oder abgeben.
Grobe Einordnung. Die genauen Kosten hängen vom Anbieter und von der Höhe der Forderung ab.
Seitlich wischen, um alle Spalten zu sehen
| Weg | Dein Aufwand | Wer zahlt | Kundenbeziehung | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungsprogramm | wenige Minuten je Mahnung | du (Tarif) | bleibt in deiner Hand | du die ersten Stufen selbst erledigst |
| Inkassodienst | Unterlagen übergeben | bei Verzug grundsätzlich der Schuldner, sonst du | wird förmlicher | trotz letzter Frist nichts kommt |
| Factoring | Vertrag, laufende Abstimmung | du (Gebühr) | Anbieter tritt auf | du große Beträge vorfinanzieren willst |
| Mahnbescheid | Online-Antrag | zunächst du, bei Erfolg der Schuldner | klar beendet | die Forderung unstrittig ist |
Rechtliches
Verzug, Zinsen und Pauschale.
Dein Kunde ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Mit einer Mahnung oder einem festen Zahlungsdatum tritt der Verzug früher ein.
- Verzugszinsen: bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte. Seit 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 %, also 10,52 % beziehungsweise 6,52 % pro Jahr. Den Betrag rechnest du mit dem Verzugszinsen-Rechner aus.
- Pauschale: bei Geschäftskunden zusätzlich 40 € für den Aufwand.
- Mahngebühren: erst ab Verzug und nur tatsächliche Kosten wie Porto und Material, nicht deine Arbeitszeit. Eine feste Gebühr pro Mahnung nennt das Gesetz nicht. Mehr dazu im Ratgeber Mahngebühren.
Wie du Erinnerung und Mahnung formulierst, mit Vorlagen zum Kopieren, steht im Ratgeber Zahlungserinnerung und Mahnung.
Kosten
Was Auslagern kostet.
Belegbare Zahlen gibt es für das gerichtliche Mahnverfahren und für die Inkassokosten, die du von einem säumigen Kunden zurückverlangen darfst. Alles andere legt der jeweilige Dienstleister im Vertrag fest. Stand der Zahlen: 05.11.2026.
- Mahnbescheid: Das Gericht verlangt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 € (GKG, Kostenverzeichnis Nr. 1100). Bei einer Forderung bis 1.000 € sind das 38 €, bis 2.000 € sind es 51,50 €, bis 5.000 € 85,25 €. Die Gebühr zahlst du zunächst selbst. Zahlt dein Kunde, muss er sie dir ersetzen. Den Antrag stellst du online über das Mahnportal der Justiz.
- Inkasso: Von deinem Kunden darfst du Inkassokosten nur bis zu der Höhe zurückfordern, die ein Anwalt verlangen dürfte (§ 13e RDG). Bei einer unbestrittenen Forderung über 1.000 € sind das meist höchstens 100,44 € netto (0,9-Gebühr von 83,70 € plus 16,74 € Auslagenpauschale). Zahlt der Kunde innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Inkassoschreiben, gilt der Fall als einfach: dann höchstens 55,80 € netto (RVG, Nr. 2300 und 7002). Zahlt der Kunde gar nicht, trägst du je nach Vertrag einen Teil der Kosten selbst.
- Factoring: Hier zahlst du immer eine Gebühr an den Anbieter. Feste Marktpreise gibt es nicht, die Höhe hängt vom Anbieter, deinen Kunden und dem Zahlungsziel ab. Lass dir vor dem Vertrag alle Gebühren schriftlich nennen.
- Rechnungsprogramm: Mahnungen sind bei den Programmen unten im Tarif enthalten, zum Beispiel bei Lexware Office M und sevdesk Rechnung für je 12,90 € netto im Monat (Stand 05.11.2026).
Forderungen komplett abgeben
Debitorenmanagement auslagern.
Debitorenmanagement ist mehr als Mahnen: Es umfasst alles rund um die offenen Forderungen, also Rechnungsversand, Überwachung der Zahlungseingänge, Erinnerungen, Mahnungen, die Abstimmung offener Posten in der Buchhaltung und auf Wunsch die Bonitätsprüfung neuer Kunden.
Auslagern kannst du das an drei Stellen:
- Buchhaltungsservice oder Steuerkanzlei: Viele übernehmen die Kontrolle der offenen Posten, wenn sie ohnehin deine Buchhaltung machen. Frag konkret, ob auch Erinnerungen und Mahnungen dazugehören.
- Factoring mit Debitorenmanagement: Beim echten Factoring übernimmt der Anbieter mit der Forderung meist auch das Mahnwesen gegenüber deinem Kunden.
- Inkassodienst mit Forderungsmanagement: Einige Anbieter übernehmen schon die vorgerichtlichen Mahnstufen, nicht erst das Inkasso.
Für die meisten Solo-Selbstständigen mit wenigen Kunden ist das zu groß. Hier reicht ein Rechnungsprogramm, das offene Posten anzeigt und Zahlungen automatisch mit dem Bankkonto abgleicht.
Selbst mahnen
Vier Programme mit Mahnfunktion.
Alle vier erstellen Zahlungserinnerungen und Mahnungen, Preise regulär und netto (Stand 05.11.2026). Zur Reihenfolge: Die Reihenfolge ist unsere redaktionelle Einschätzung nach Preis, Funktionsumfang und Einsatzzweck; bei ähnlicher Eignung stehen Programme mit Partnerlink weiter vorn. Alle vier Programme auf dieser Seite haben einen Partnerlink. Mehr Programme im Rechnungsprogramme-Vergleich.
Lexware Office M
Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen senden und empfangen, Mahnwesen und Zahlungsabgleich. Ausbaubar zur Buchhaltung in L. Alle Tarife sind monatlich kündbar.
12,90 € netto/Monat regulär · monatlich kündbar- E-Rechnungen erstellen ab M, empfangen in allen Tarifen
- wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen
- 30 Tage kostenlos testen
sevdesk Rechnung
Unbegrenzte Angebote und Rechnungen, E-Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Abschlags-, Schluss- und Auslandsrechnungen sind schon enthalten.
12,90 € netto/Monat regulär · Kostenlos-Tarif mit 3 Rechnungen- ZUGFeRD und XRechnung
- Abschlags- und Auslandsrechnungen inklusive
- wiederkehrende Rechnungen erst ab Buchhaltung (25,90 €)
Papierkram S
Angebote, Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, Projekte, Zeiterfassung, EÜR und Umsatzsteuer schon im kleinen Tarif. Der Free-Tarif bleibt dauerhaft kostenlos.
15,90 € netto/Monat regulär · 12,90 € bei jährlicher Zahlung- Mahnwesen ab Tarif S
- Projekte und integrierte Zeiterfassung
- EÜR, UStVA und DATEV-Export
easybill Starter
Reines Rechnungsprogramm ohne Buchhaltung. Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind laut Preisseite in allen Tarifen enthalten, das automatische Mahnwesen erst in Premium.
12 € netto/Monat bei monatlicher Zahlung · 9 € bei jährlicher Zahlung- Mahnungen und Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- automatisiertes Mahnwesen erst in Premium (45 € monatlich)
- Inkasso-Schnittstelle laut Preisseite in allen Tarifen
Entscheidung
Wann sich Auslagern lohnt.
Eine feste Regel wie „drei Mahnungen, dann Inkasso“ gibt es nicht. Diese Fälle helfen bei der Entscheidung.
Eine freundliche Erinnerung und ein kurzer Anruf reichen meist. Ein Inkassobrief belastet die Beziehung unnötig.
Ist die Forderung unstrittig, ist der Mahnbescheid der direkte Weg. Ein Inkassodienst nimmt dir die Arbeit ab.
Bei Streit über Mängel oder Umfang hilft weder Inkasso noch Mahnbescheid weiter. Hier braucht es rechtliche Beratung.
Wenn lange Zahlungsziele deine Liquidität belasten, kann Factoring helfen. Vergleiche die Gebühren genau.
Automatische Erinnerungen sparen hier am meisten Zeit.
Inkassodienste können Adressen ermitteln und den Kontakt übernehmen.
Häufige Fragen
Mahnwesen auslagern: kurz beantwortet.
Was kostet es, das Mahnwesen auszulagern?
Das hängt vom Weg ab. Inkassokosten kann der Dienstleister bei Verzug grundsätzlich vom Schuldner verlangen, begrenzt auf die Höhe der Anwaltsgebühren. Zahlt der Schuldner nicht, bleibt je nach Vertrag ein Teil bei dir. Factoring kostet immer eine Gebühr. Lies die Bedingungen vor dem Auftrag genau.
Ab wann darf ich ein Inkassobüro beauftragen?
Sobald dein Kunde in Verzug ist. Üblich und kundenfreundlich ist, vorher mindestens einmal zu mahnen und eine letzte Frist zu setzen.
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Das Gesetz schreibt keine Zahl vor. Eine Mahnung mit klarer Frist reicht, danach kannst du Inkasso, Mahnbescheid oder Anwalt einschalten.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Seit 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 %. Bei Geschäftskunden sind es 9 Prozentpunkte mehr, also 10,52 % pro Jahr, bei Privatkunden 6,52 %.
Unterbricht eine Mahnung die Verjährung?
Nein. Die Verjährung hält erst ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage auf. Behalte offene Forderungen zum Jahresende im Blick.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Das Gericht verlangt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 €. Bis 1.000 € Forderung sind es 38 €, bis 2.000 € 51,50 €, bis 5.000 € 85,25 € (Stand 05.11.2026). Zahlt dein Kunde, muss er dir die Gebühr ersetzen.
Was ist Debitorenmanagement?
Debitorenmanagement umfasst alles rund um offene Forderungen: Rechnungsversand, Überwachung der Zahlungseingänge, Erinnerungen, Mahnungen und die Abstimmung offener Posten. Auslagern kannst du es an einen Buchhaltungsservice, an einen Factoring-Anbieter oder an einen Inkassodienst mit Forderungsmanagement.
Reicht ein Rechnungsprogramm mit Mahnfunktion?
Für die meisten Solo-Selbstständigen ja. Das Programm zeigt überfällige Rechnungen, erstellt Erinnerung und Mahnung und gleicht Zahlungen mit dem Bankkonto ab. Auslagern lohnt sich erst, wenn ein Kunde nach der letzten Frist nicht zahlt oder du große Beträge vorfinanzieren willst.
Grundlage: Preise und Funktionen stammen von den offiziellen Anbieterseiten und wurden am 05.11.2026 geprüft. Die Einordnung ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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