E-Rechnung-Formate
XRechnung und ZUGFeRD erstellen: welches Format wann passt.
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Sie unterscheiden sich darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Programm lesen kann und wer sie verlangt. Hier steht der Unterschied in einfachen Worten und wie du beide Formate ohne Technikwissen erstellst.
Der Unterschied
XRechnung und ZUGFeRD nebeneinander.
Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931. Was drinsteht, ist gleich. Wie es aussieht, nicht.
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| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebetteter XML-Datei | nur XML-Datei |
| Ohne Programm lesbar | ja, wie ein normales PDF | nein, braucht eine Anzeige-Software |
| Typischer Empfänger | Firmenkunden | Behörden und öffentliche Auftraggeber |
| Zählt als E-Rechnung | ab Profil EN 16931 (Comfort), auch Extended und XRECHNUNG | ja |
| Zählt nicht als E-Rechnung | Profile MINIMUM und BASIC WL | – |
| Leitweg-ID | bei Behörden unüblich | bei Behörden meist Pflichtfeld |
Grundlage: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 und BMF FAQ. Im Einzelfall entscheidet, was dein Kunde verlangt. Preise geprüft am 12.10.2026.
Welches Format wann
Drei typische Fälle.
Frag im Zweifel deinen Kunden, welches Format seine Buchhaltung annimmt. Viele Programme lesen beide.
ZUGFeRD
Die Buchhaltung des Kunden liest die Daten automatisch, der Ansprechpartner sieht trotzdem ein normales PDF. Das senkt Rückfragen.
XRechnung
Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung, oft über ein Rechnungsportal und mit Leitweg-ID. Die ID bekommst du vom Auftraggeber.
Normales PDF
Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht. Ein PDF oder Papier bleibt erlaubt.
Schritt für Schritt
So erstellst du eine E-Rechnung im Rechnungsprogramm.
- Lege den Kunden mit vollständiger Anschrift an. Bei Behörden trägst du die Leitweg-ID ein.
- Schreibe die Rechnung wie gewohnt mit allen Pflichtangaben.
- Wähle beim Versand das Format ZUGFeRD oder XRechnung.
- Verschicke die Datei per E-Mail oder lade sie im Portal des Auftraggebers hoch.
- Das Programm archiviert die Originaldatei. Prüfe einmal, dass du sie wiederfindest.
Warum Word und Excel nicht reichen
Eine E-Rechnung braucht strukturierte Daten nach EN 16931. Ein Textprogramm erzeugt nur ein Bild der Rechnung. Selbst ein PDF aus Word ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn es ordentlich aussieht.
Eine XRechnung lesen
Bekommst du eine XRechnung, siehst du ohne passende Software nur Datenzeilen. Rechnungsprogramme zeigen sie lesbar an. Die Originaldatei bewahrst du unverändert auf, eine gedruckte Ansicht ersetzt sie nicht.
Programme
Diese Programme erstellen beide Formate.
Im Vergleich der E-Rechnung-Software stehen die Tarifgrenzen im Detail.
sevdesk Kostenlos
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- ZUGFeRD und XRechnung
- keine Angebote und Mahnungen im Gratis-Tarif
Lexware Office M
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Häufige Fragen
XRechnung und ZUGFeRD: kurz beantwortet.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als Datei stecken. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. XRechnung enthält nur die Daten und braucht zum Lesen eine Software. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab dem Profil EN 16931 (auch Comfort genannt). Auch Extended und das Profil XRECHNUNG zählen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen laut BMF nicht.
Welches Format soll ich als Selbstständiger nehmen?
Für Firmenkunden meist ZUGFeRD, weil die Rechnung als lesbares PDF ankommt. Für Behörden XRechnung. Wenn dein Kunde ein Format vorgibt, nimm dieses.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja, zum Beispiel im Tarif Kostenlos von sevdesk mit drei E-Rechnungen pro Monat. Behörden bieten teils eigene Erfassungsportale an, das lohnt sich aber nur für einzelne Rechnungen.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende Rechnungen an die richtige Stelle leiten. Du bekommst sie vom Auftraggeber und trägst sie in der XRechnung ein.
Grundlage: Preise und Funktionen stammen von den offiziellen Anbieterseiten und wurden am 12.10.2026 geprüft. Die Einordnung ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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