Forderungen im Griff
Mahnwesen für Selbstständige: von der Erinnerung bis zur Mahnung.
Ein sauberer Prozess beginnt vor der ersten Mahnung: eindeutige Fälligkeit, aktuelle Kundendaten, offene Posten und eine dokumentierte Kommunikation.
Sauber eingeordnet
Vier Punkte, die oft falsch verstanden werden
Die Technik kann den Ablauf automatisieren. Verantwortung für richtige Daten, Fristen und den konkreten Einzelfall bleibt bei dir.
Zahlungsziel eindeutig vereinbaren
Leistungsumfang, Rechnungsadresse, Fälligkeit und Zahlungsweg sollten vor Rechnungsstellung klar sein. Das reduziert Rückfragen und vermeidbare Verzögerungen.
Offene Posten täglich aktuell halten
Automatischer Bankabgleich verhindert Mahnungen an Kunden, die längst bezahlt haben. Teilzahlungen und Gutschriften müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Freundlich beginnen, eindeutig werden
Eine erste Erinnerung kann sachlich und serviceorientiert sein. Weitere Schritte sollten Forderung, Rechnungsnummer, Fälligkeit und eine klare Zahlungsaufforderung enthalten.
Kosten und Beziehung abwägen
Vor Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren prüfst du Nachweise, Einwände, Verjährung, Wirtschaftlichkeit und das Risiko einer strittigen Forderung.
Praxisplan
In sechs Schritten zum fertigen Ablauf
Schreib deinen Ablauf einmal auf. Danach siehst du schnell, welche Softwarefunktion dir Zeit spart.
Eine Softwarebezeichnung wie „rechtskonforme Mahnung“ ersetzt nicht die Prüfung, ob Fälligkeit, Verzug, Zinsen oder Kosten im Einzelfall vorliegen.
- 01Vor Versand Rechnungsempfänger und Pflichtangaben prüfen.
- 02Konkretes Zahlungsziel und Bankverbindung klar ausweisen.
- 03Nach Fälligkeit zuerst Zahlungseingang und Rückfragen kontrollieren.
- 04Erinnerung beziehungsweise Mahnung mit Frist dokumentiert versenden.
- 05Verzugszinsen und Pauschalen nur nach Prüfung der Voraussetzungen ansetzen.
- 06Bei Widerspruch oder größerer Forderung professionellen Rat einholen.
Software-Check
Diese Funktionen solltest du praktisch testen.
Ein Häkchen auf der Tarifseite reicht nicht. Probiere den Ablauf im Testkonto mit einer echten Rechnung aus deinem Alltag aus.
Primärquellen
Rechtsstand selbst nachprüfen.
Fristen und rechtliche Details können sich ändern. Die verlinkten amtlichen beziehungsweise institutionellen Quellen sind deshalb maßgeblich.
Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt
Mahnwesen abgeben?
Zahlt ein Kunde auch nach der letzten Frist nicht, kannst du die Forderung an einen Inkassodienst geben, selbst einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder große Rechnungen über Factoring vorfinanzieren lassen. Was diese Wege kosten, wer die Kosten trägt und wann sich das lohnt, steht im Ratgeber Mahnwesen auslagern.
Für die ersten Stufen brauchst du keinen Dienstleister: Vorlagen stehen im Ratgeber Zahlungserinnerung und Mahnung, Zinsen berechnest du mit dem Verzugszinsen-Rechner.
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Passende Ratgeber
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