Preise kalkulieren
Stundensatz berechnen: Formel, Beispiel und Rechner.
Der häufigste Fehler beim ersten Stundensatz: Man teilt das alte Bruttogehalt durch die Arbeitsstunden. Als Selbstständiger zahlst du aber Versicherungen, Ausstattung und Urlaub selbst, und längst nicht jede Arbeitsstunde lässt sich abrechnen. So rechnest du richtig.
Die Formel
Ein tragfähiger Stundensatz muss drei Dinge bezahlen: dein Einkommen, die Kosten deines Geschäfts und einen Puffer für schlechte Monate. Geteilt wird durch die Stunden, die du tatsächlich in Rechnung stellen kannst.
Stundensatz = (Einkommen + Kosten) × (1 + Reserve) ÷ abrechenbare Stunden
Einkommen ist der Betrag, den du vor Einkommensteuer verdienen willst. Plane darin Kranken- und Pflegeversicherung sowie Altersvorsorge ein, denn die zahlst du als Selbstständiger komplett selbst. Kosten sind alle betrieblichen Ausgaben: Software, Hardware, Büro, Telefon, Versicherungen, Steuerkanzlei, Fortbildung, Werbung. Reserve ist ein Aufschlag für Ausfälle, Investitionen und Gewinn.
Wenn du nach Stunden abrechnest, wird mit einer Zeiterfassung im Rechnungsprogramm aus den erfassten Stunden direkt eine Rechnung. Nach ein paar Monaten kennst du so auch deinen echten Anteil abrechenbarer Zeit. Papierkram hat Projekte und Zeiterfassung schon im kostenlosen Free-Tarif.
Der Knackpunkt: abrechenbare Stunden
Ein Jahr hat 52 Wochen. Ziehst du Urlaub, Feiertage und ein paar Krankheitstage ab, bleiben oft 44 bis 46 Arbeitswochen. Von deiner Arbeitszeit geht dann noch ein großer Teil für Dinge drauf, die kein Kunde bezahlt: Angebote schreiben, Buchhaltung, E-Mails, Akquise, Weiterbildung und Leerlauf zwischen Projekten.
Wie hoch dieser Anteil ist, hängt stark vom Beruf ab. Wer lange Projekte bei wenigen Stammkunden hat, kommt mit weniger aus als jemand, der viele kleine Aufträge abwickelt. Schätze ihn lieber zu hoch als zu niedrig. Wenn du schon eine Weile selbstständig bist, schau in deine Zeiterfassung: Das ist die verlässlichste Zahl.
Beispiel: Webentwicklerin im ersten Jahr
Eine Webentwicklerin möchte vor Einkommensteuer 48.000 Euro im Jahr verdienen. Ihre betrieblichen Kosten schätzt sie auf 12.000 Euro, darin sind Software, Hardware, Coworking-Platz, Versicherungen und Steuerkanzlei enthalten. Als Reserve plant sie 10 % ein.
Sie arbeitet 35 Stunden pro Woche an 46 Wochen im Jahr, also 1.610 Stunden. 40 % davon gehen für Akquise, Verwaltung und Leerlauf drauf. Abrechenbar bleiben 966 Stunden.
Rechnung: (48.000 + 12.000) × 1,10 = 66.000 Euro benötigter Umsatz. 66.000 ÷ 966 = 68,32 Euro netto pro Stunde. Mit einem Satz von 50 Euro, den sie aus dem Bauch heraus genannt hätte, käme sie nur auf rund 48.300 Euro Umsatz und damit nach Kosten weit unter ihr Ziel.
Der Stundensatzrechner nutzt genau diese Formel. Er läuft im Browser, ohne Anmeldung, und speichert nichts.
Stundensatzrechner öffnen →Als Selbstständiger zahlst du Krankenversicherung und, je nach Beruf, eine Haftpflicht selbst. Was das kostet, hängt von Tätigkeit, Alter und Gesundheit ab. Frag deshalb vor der Kalkulation echte Preise an und setze sie in die Formel ein. Zwei Versicherer, die online Angebote für Selbstständige machen:
Wir vergleichen keine Versicherungen und beraten nicht dazu. Die Links führen direkt auf die Website des jeweiligen Versicherers, dort schließt du gegebenenfalls ab. Für viele Selbstständige ist auch die gesetzliche Krankenversicherung eine Option. Lass dich im Zweifel unabhängig beraten.
Wie stark die Auslastung den Satz verändert
Bei gleichem Einkommen, gleichen Kosten und gleicher Reserve ändert sich der nötige Stundensatz deutlich mit dem Anteil abrechenbarer Zeit:
| Abrechenbarer Anteil | Abrechenbare Stunden | Nötiger Stundensatz (netto) |
|---|---|---|
| 50 % | 805 | 81,99 € |
| 60 % | 966 | 68,32 € |
| 70 % | 1.127 | 58,56 € |
Grundlage: 66.000 Euro benötigter Umsatz und 1.610 Arbeitsstunden im Jahr.
Vom Rechenergebnis zum Angebotspreis
Die Formel zeigt deine Untergrenze. Ob der Markt den Satz trägt, ist eine zweite Frage. Schau dir an, was andere in deiner Branche und Region verlangen, zum Beispiel auf Freelancer-Plattformen, in Branchenumfragen oder im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen. Liegt der Markt deutlich unter deinem Ergebnis, musst du an Kosten, Auslastung oder Angebot arbeiten, nicht am Preis.
Viele rechnen statt Stunden lieber Tagessätze oder Pauschalen ab. Der Stundensatz bleibt trotzdem die Basis: Ein Tagessatz ist meist der Stundensatz mal acht, eine Pauschale der Stundensatz mal der geschätzten Stunden plus Puffer. Bist du nicht Kleinunternehmer, kommt auf alle Beträge noch die Umsatzsteuer.
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Einkommensziel inklusive Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge
- Alle betrieblichen Kosten eines Jahres
- Urlaub, Feiertage und Krankheit abgezogen
- Nicht abrechenbare Zeit ehrlich geschätzt
- Reserve für Ausfälle eingeplant
- Marktpreise verglichen
Typische Fehler
Das geht oft schief
- Das alte Bruttogehalt wird einfach durch 1.720 Stunden geteilt.
- Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge fehlen im Einkommensziel.
- Es wird mit 100 % abrechenbarer Zeit gerechnet.
- Die Umsatzsteuer wird in den Stundensatz eingerechnet statt aufgeschlagen.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Wenn du nach Stunden abrechnest, spart eine Zeiterfassung im Rechnungsprogramm am meisten Zeit: Aus den erfassten Stunden wird direkt eine Rechnung, und nach ein paar Monaten kennst du deinen echten Anteil abrechenbarer Zeit. Papierkram hat Projekte und Zeiterfassung schon im Free-Tarif. Mehr dazu im Vergleich der Rechnungsprogramme für Dienstleister.
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Alle Programme mit Preisen und Tarifgrenzen: Rechnungsprogramme im Vergleich · Buchhaltungssoftware im Vergleich
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Wie viele Stunden kann ich als Freelancer realistisch abrechnen?
Bei vielen Selbstständigen sind es 50 bis 70 % der Arbeitszeit. Der Rest geht für Akquise, Verwaltung, Weiterbildung und Leerlauf drauf. Die genaue Zahl zeigt dir deine eigene Zeiterfassung.
Ist der Stundensatz netto oder brutto?
Gerechnet wird netto. Bist du nicht Kleinunternehmer, kommt bei der Rechnung die Umsatzsteuer dazu, die du ans Finanzamt weiterleitest.
Muss ich Krankenversicherung und Rente im Stundensatz einrechnen?
Ja. Als Selbstständiger zahlst du beides allein. Plane die Beiträge im gewünschten Einkommen ein, sonst ist dein Stundensatz zu niedrig.
Wie rechne ich aus dem Stundensatz einen Tagessatz?
Meist mit acht Stunden pro Tag. Bei 68 Euro pro Stunde wären das 544 Euro pro Tag netto. Plane bei Tagessätzen ein, dass Fahrt- und Vorbereitungszeit oft nicht extra bezahlt wird.
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