Rechnungen schreiben
Pflichtangaben auf Rechnungen: Diese Angaben müssen drauf.
Eine Rechnung ist schnell geschrieben. Fehlt aber eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt sie zurück. Hier findest du alle Angaben nach § 14 UStG, eine Musterrechnung zum Abschreiben und die Sonderfälle, an denen es in der Praxis meistens hakt.
Die Pflichtangaben im Überblick
Für jede Rechnung über 250 Euro brutto verlangt das Umsatzsteuergesetz diese Angaben. Es spielt keine Rolle, ob du die Rechnung in Word, Excel oder einem Rechnungsprogramm schreibst.
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift. Bei Einzelunternehmen der Vor- und Nachname, ein Fantasiename allein reicht nicht.
- Name und Anschrift des Kunden. Bei Firmen die korrekte Firmierung, also zum Beispiel „Muster GmbH“ statt nur „Muster“.
- Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viele nehmen lieber die USt-IdNr., weil die Steuernummer dann nicht auf jeder Rechnung steht.
- Das Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du nur ein einziges Mal vergibst. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa einer pro Jahr.
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung. „Beratung“ ist zu dünn, „Workshop Social-Media-Strategie, 6 Stunden“ passt.
- Der Zeitpunkt der Leistung. Auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei längeren Aufträgen gibst du den Zeitraum an.
- Das Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen, und vorab vereinbarte Rabatte oder Skonto.
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag. Ist die Leistung steuerfrei, steht stattdessen ein Hinweis auf die Befreiung auf der Rechnung.
- Besondere Hinweise, wenn sie zutreffen: zum Beispiel „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern oder die Aufbewahrungspflicht von Privatkunden bei Arbeiten an einem Grundstück.
Ein Rechnungsprogramm füllt die Pflichtangaben aus deinen Stammdaten, zählt die Rechnungsnummern automatisch hoch und rechnet die Steuer richtig. sevdesk erstellt E-Rechnungen schon im kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat, Lexware Office ab Tarif M.
Ein Beispiel, Zeile für Zeile
Angenommen, die Webdesignerin Jana Beispiel aus Münster stellt einer Agentur einen Relaunch in Rechnung. So sieht eine vollständige Rechnung aus:
Jana Beispiel · Webdesign Musterstraße 12 · 48143 Münster USt-IdNr.: DE123456789 An: Agentur Nord GmbH · Hafenweg 3 · 20457 Hamburg Rechnung Nr. 2026-041 Rechnungsdatum: 14.10.2026 Leistungszeitraum: 01.09.2026 bis 30.09.2026 Pos. 1 Relaunch Website, Konzept und Umsetzung (Pauschale) 2.400,00 € Pos. 2 Einweisung CMS, 3 Stunden à 80,00 € 240,00 € Nettobetrag 2.640,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 501,60 € Rechnungsbetrag 3.141,60 € Zahlbar ohne Abzug bis 28.10.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Sonderfälle, bei denen es oft hakt
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Für deine eigene Buchhaltung ist eine Rechnungsnummer trotzdem sinnvoll.
Du bist Kleinunternehmer
Dann weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf die Rechnung. Seit 2025 gelten dafür eigene, etwas einfachere Regeln. Alles dazu mit Muster steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Kunde in einem anderen EU-Land
Erbringst du eine Dienstleistung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schuldet meist der Kunde die Umsatzsteuer. Auf die Rechnung gehören dann deine USt-IdNr., die USt-IdNr. des Kunden, keine deutsche Umsatzsteuer und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Prüfe die USt-IdNr. des Kunden vorher beim Bundeszentralamt für Steuern. Alles dazu mit Muster steht im Ratgeber Reverse-Charge-Rechnung.
Anzahlung und Schlussrechnung
Verlangst du vorab einen Teil des Honorars, schreibst du eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung. In der Schlussrechnung ziehst du die bereits gezahlten Beträge samt Steuer wieder ab, sonst zahlt der Kunde die Umsatzsteuer doppelt. Rechnungsprogramme erledigen diese Verrechnung automatisch, allerdings nicht in jedem Tarif.
Was sich seit 2025 geändert hat
E-Rechnung: Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen an Geschäftskunden noch erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen sind nicht betroffen. Die Details stehen im E-Rechnungs-Ratgeber.
Aufbewahrung: Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was passiert, wenn etwas fehlt?
Eine unvollständige Rechnung ist nicht ungültig, dein Kunde muss trotzdem zahlen. Er darf aber die Vorsteuer erst abziehen, wenn die Rechnung vollständig ist, und wird eine Korrektur verlangen. Du berichtigst die Rechnung, indem du ein Dokument schickst, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlende Angabe ergänzt.
Teuer wird es bei einem Fehler: Weist du zu viel Umsatzsteuer aus oder als Kleinunternehmer überhaupt Umsatzsteuer, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), auch wenn du ihn gar nicht schulden würdest.
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Name und Anschrift beider Seiten vollständig
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und einmalige Nummer
- Leistung konkret beschrieben
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto
- Hinweis bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge
- Zahlungsziel mit Datum
Typische Fehler
Das geht oft schief
- Das Leistungsdatum fehlt, weil es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Eine Rechnungsnummer wird doppelt vergeben, zum Beispiel nach dem Wechsel der Vorlage.
- Bei EU-Kunden steht deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung statt des Reverse-Charge-Hinweises.
- Die Leistung heißt nur „Beratung“ oder „Projekt“.
- Als Kleinunternehmer wird trotzdem Umsatzsteuer ausgewiesen.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Ein Rechnungsprogramm füllt die Pflichtangaben aus deinen Stammdaten, zählt die Rechnungsnummern automatisch hoch und rechnet Steuer und Anzahlungen richtig. Alle drei unten genannten Programme erstellen auch E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung (bei Lexware ab Tarif M, bei Papierkram ab S, bei sevdesk auch im kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat).
Danach kannst du in den dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat wechseln oder einen bezahlten Tarif wählen.
Neukunden bekommen bei sevdesk oft einen Rabatt, der bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit länger gilt. Ob gerade eine Neukundenaktion läuft, zeigt sevdesk im Warenkorb vor dem Bezahlen. Alle Sparwege: sevdesk Gutschein
Im Test sind alle Funktionen der größten Version XL freigeschaltet. Der Test endet automatisch und wird nicht von selbst zum Abo.
Lexware Office startet immer wieder Neukundenaktionen. Ob gerade eine läuft, siehst du vor dem Bezahlen im Warenkorb. Plane trotzdem mit dem regulären Preis, denn der gilt danach.
Der Free-Tarif kostet nichts und läuft ohne Enddatum. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Angebote und XRechnung gibt es erst ab Tarif S.
Bei jährlicher Zahlung ist der Monatspreis niedriger als bei monatlicher Zahlung. Mit dem kostenlosen Tarif Free kannst du ohne Zahlung starten.
Alle Programme mit Preisen und Tarifgrenzen: Rechnungsprogramme im Vergleich · Buchhaltungssoftware im Vergleich
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift oder ein Stempel ist keine Pflichtangabe. Rechnungen per E-Mail oder als Datei sind ohne Unterschrift gültig.
Muss das Leistungsdatum auch dann drauf, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?
Ja. Es genügt aber der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Darf ich Lücken in den Rechnungsnummern haben?
Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird. Mehrere Nummernkreise, etwa pro Jahr oder pro Kundengruppe, sind zulässig. Fehlende Nummern solltest du erklären können, zum Beispiel durch eine stornierte Rechnung.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und werden seit 2025 acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Bis wann muss ich eine Rechnung schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. An Privatkunden musst du in der Regel nur bei Arbeiten an einem Grundstück eine Rechnung ausstellen.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland, Stand 12.10.2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
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