Vorlagen für Selbstständige
Lieferschein Vorlage: Was draufgehört und wie lange du ihn aufhebst.
Ein Lieferschein begleitet die Ware und zeigt dem Kunden, was geliefert wurde. Er ist keine Rechnung und auch nicht vorgeschrieben. Trotzdem erspart er Streit über Mengen und Termine. Hier stehen Inhalt, Aufbewahrung und eine Vorlage.
Was auf einen Lieferschein gehört
Für den Lieferschein gibt es keine gesetzlich festgelegten Angaben. Bewährt haben sich:
- Absender mit Name und Anschrift
- Empfänger und, falls abweichend, die Lieferadresse
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum
- Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden
- Artikel mit Bezeichnung, Artikelnummer und Menge
- Hinweise, etwa auf Teillieferungen oder fehlende Positionen
- Empfangsbestätigung mit Datum und Unterschrift
Preise gehören nicht zwingend auf den Lieferschein. Viele lassen sie bewusst weg, wenn die Ware an Dritte geht.
Lieferschein zum Kopieren
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Drucke den Lieferschein zweimal aus: ein Exemplar für den Kunden, eines lässt du dir unterschreiben.
LIEFERSCHEIN Nr. [LS-2026-001] Absender: [Dein Name / Firmenname] [Straße Hausnummer], [PLZ Ort] Empfänger: [Name des Kunden] [Anschrift] Lieferadresse: [falls abweichend] Lieferdatum: [Datum] Ihre Bestellung: [Bestellnummer] vom [Datum] Pos. | Artikel-Nr. | Bezeichnung | Menge 1 | [Nr.] | [Artikel] | [Anzahl] [Einheit] 2 | [Nr.] | [Artikel] | [Anzahl] [Einheit] Hinweis: [z. B. Teillieferung, Rest folgt am ...] Ware vollständig und ohne erkennbare Schäden erhalten: [Ort], den [Datum] ______________________________ Unterschrift Empfänger
Wie lange du Lieferscheine aufbewahren musst
Seit 2017 gilt eine Erleichterung in § 147 Abs. 3 AO:
- Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Die Frist endet, wenn die Rechnung eingegangen ist.
- Verschickte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Die Frist endet mit dem Versand der Rechnung.
- Lieferscheine als Buchungsbeleg, etwa weil die Rechnung auf sie verweist und die Mengen nur dort stehen: acht Jahre, wie andere Buchungsbelege seit 2025.
Im Zweifel hebst du den Lieferschein mit der Rechnung auf. Kläre die Einordnung bei Bedarf mit deiner Steuerberatung.
Lieferschein und Rechnung
Die Rechnung kann auf den Lieferschein verweisen, zum Beispiel „Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 2026-015“. Dann muss der Lieferschein die fehlenden Angaben enthalten und wird zum Teil der Rechnung. Einfacher ist es, Menge und Art der Ware direkt in die Rechnung zu schreiben. Was auf eine Rechnung gehört, steht in den Pflichtangaben.
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Lieferscheinnummer und Datum
- Bestellnummer des Kunden
- Artikel und Mengen vollständig
- Teillieferungen gekennzeichnet
- Unterschrift bei Übergabe
- Exemplar für die eigenen Unterlagen
Typische Fehler
Das geht oft schief
- Mengen auf Lieferschein und Rechnung weichen voneinander ab.
- Die Rechnung verweist auf einen Lieferschein, der dann weggeworfen wird.
- Teillieferungen sind nicht gekennzeichnet.
- Kein unterschriebenes Exemplar, wenn der Kunde später Fehlmengen meldet.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Viele Rechnungsprogramme erstellen auch Lieferscheine und übernehmen Kunde und Positionen später in die Rechnung. So stimmen die Mengen immer überein. Prüfe im kostenlosen Test, ob dein Tarif Lieferscheine enthält.
Im Test sind alle Funktionen der größten Version XL freigeschaltet. Der Test endet automatisch und wird nicht von selbst zum Abo.
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Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein, eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Manche Kunden oder Branchen verlangen ihn aber, und er hilft bei Streit über Mengen.
Muss ein Preis auf dem Lieferschein stehen?
Nein. Preise gehören auf die Rechnung. Viele lassen sie auf dem Lieferschein bewusst weg.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, nur bis die Rechnung verschickt oder eingegangen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Dienen sie als Buchungsbeleg, acht Jahre.
Kann ein Lieferschein die Rechnung ersetzen?
Nein. Er kann aber Teil der Rechnung sein, wenn die Rechnung ausdrücklich auf ihn verweist. Dann musst du ihn wie die Rechnung aufbewahren.
Brauche ich als Dienstleister einen Lieferschein?
In der Regel nicht. Für Dienstleistungen ist ein Leistungsnachweis oder Stundenzettel üblicher.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland, Stand 12.10.2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
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