Rechnungen schreiben
Proformarechnung: Wann du sie brauchst und wie sie aussieht.
Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie kündigt einen Betrag an oder begleitet Ware ohne Verkauf über die Grenze. Wichtig ist, dass sie klar als Proforma erkennbar ist, sonst kann sie teuer werden.
Wofür Selbstständige eine Proformarechnung nutzen
- Vorkasse: Der Kunde will vor dem Auftrag wissen, was er überweisen soll, oder braucht ein Dokument für die interne Freigabe. Die echte Rechnung folgt nach der Leistung.
- Versand ins Nicht-EU-Ausland ohne Verkauf: Für Warenmuster, Ersatzteile auf Garantie oder Rücksendungen braucht der Zoll einen Warenwert, obwohl nichts verkauft wird. Bei einem Verkauf gehört dagegen eine Handelsrechnung zur Sendung.
- Kostenübersicht vorab: etwa für Förderanträge oder Akkreditive, wenn ein Dokument im Rechnungsformat verlangt wird.
Warum sie keine Rechnung ist
Eine Proformarechnung begründet keine Zahlungspflicht und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Das funktioniert aber nur, wenn sie klar als solche erkennbar ist. Sieht sie aus wie eine Rechnung und weist Umsatzsteuer aus, kann das Finanzamt sie als Rechnung behandeln. Dann schuldest du die ausgewiesene Steuer unter Umständen nach § 14c UStG, auch wenn nie geliefert wurde.
Deshalb gilt: Überschrift „Proformarechnung“, keine Rechnungsnummer aus deinem normalen Nummernkreis, keine ausgewiesene Umsatzsteuer und ein klarer Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Vorlagen zum Kopieren
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Vorlage 1 passt für Vorkasse, Vorlage 2 für den Versand von Mustern ins Nicht-EU-Ausland. Ob für deine Sendung weitere Zollpapiere nötig sind, klärst du mit deinem Versanddienstleister oder dem Zoll.
PROFORMARECHNUNG Nr. [PF-2026-001] Dies ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. [Dein Name / Firmenname] [Straße Hausnummer], [PLZ Ort] an: [Name des Kunden] [Anschrift] Datum: [Datum] Voraussichtliche Leistung: [Beschreibung] Voraussichtlicher Zeitraum: [Zeitraum] Voraussichtlicher Betrag netto: [Betrag] € Nach Erbringung der Leistung erhalten Sie eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Bitte überweisen Sie den Betrag als Vorkasse bis zum [Datum] auf: [Kontoinhaber], IBAN [IBAN] Verwendungszweck: [PF-2026-001]
PROFORMA INVOICE / PROFORMARECHNUNG No. [PF-2026-002] For customs purposes only / Nur für Zollzwecke Shipper / Absender: [Dein Name / Firmenname], [Anschrift], Germany Consignee / Empfänger: [Name], [Anschrift], [Land] Date / Datum: [Datum] Reason for export / Grund: [Free sample, no commercial value / Kostenloses Muster] Qty | Description / Beschreibung | Value / Wert [1] | [Artikel] | [Wert] EUR Total value / Gesamtwert: [Wert] EUR No payment required / Keine Zahlung erforderlich [Ort], [Datum] [Unterschrift]
Nach der Zahlung: die echte Rechnung
Hat der Kunde auf die Proformarechnung hin gezahlt, schreibst du nach der Leistung eine normale Rechnung mit allen Pflichtangaben und eigener Rechnungsnummer. Erhältst du Geld schon vor der Leistung, kann statt der Proformarechnung auch eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung der richtige Weg sein. Dann entsteht die Umsatzsteuer schon mit der Zahlung.
Checkliste
Vor dem Abschicken prüfen
- Überschrift „Proformarechnung“
- Hinweis „keine Rechnung im Sinne des UStG“
- Eigener Nummernkreis, nicht der Rechnungskreis
- Keine ausgewiesene Umsatzsteuer
- Beim Zoll: Grund der Sendung und Warenwert
- Nach der Leistung die echte Rechnung
Typische Fehler
Das geht oft schief
- Die Proformarechnung weist Umsatzsteuer aus und sieht wie eine echte Rechnung aus.
- Sie bekommt eine Nummer aus dem normalen Rechnungskreis.
- Nach der Zahlung wird keine echte Rechnung mehr geschrieben.
- Für einen Verkauf ins Ausland wird eine Proforma statt einer Handelsrechnung beigelegt.
Mit Software erledigen
Weniger Handarbeit
Viele Rechnungsprogramme bieten Proformarechnungen oder Angebote mit eigenem Nummernkreis, die du als Vorkasse-Dokument nutzen kannst. Nach der Zahlung wird daraus die echte Rechnung. Prüfe im kostenlosen Test, welche Dokumentarten dein Tarif enthält.
Danach kannst du in den dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Rechnungen pro Monat wechseln oder einen bezahlten Tarif wählen.
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Im Test sind alle Funktionen der größten Version XL freigeschaltet. Der Test endet automatisch und wird nicht von selbst zum Abo.
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Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Ist eine Proformarechnung eine Rechnung?
Nein. Sie begründet keinen Zahlungsanspruch und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie muss deshalb klar als Proformarechnung gekennzeichnet sein.
Muss auf eine Proformarechnung Umsatzsteuer?
Nein, und das ist auch besser so. Weist du Umsatzsteuer aus und das Dokument wirkt wie eine Rechnung, kannst du die Steuer nach § 14c UStG schulden.
Muss ich eine Proformarechnung verbuchen?
Nein, sie ist kein Buchungsbeleg für einen Umsatz. Buche die Zahlung, wenn sie eingeht, und später die echte Rechnung. Heb die Proformarechnung trotzdem zu deinen Unterlagen.
Wann brauche ich eine Proformarechnung beim Zoll?
Wenn du Ware ohne Verkauf in ein Land außerhalb der EU schickst, zum Beispiel Muster oder Garantie-Ersatzteile. Der Zoll braucht dann trotzdem eine Angabe zum Warenwert. Bei einem Verkauf gehört eine Handelsrechnung zur Sendung.
Was ist der Unterschied zur Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung über eine Zahlung vor der Leistung, mit Umsatzsteuer. Eine Proformarechnung ist nur eine Ankündigung ohne Steuerwirkung.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland, Stand 12.10.2026. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
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